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許多人在從事會議規(guī)劃時，都以"方便"--主席的方便以及與會者的方便，作為會議選址的依據(jù)。這樣做并不妥當，因為"方便"只是會議選址的諸種考慮之一。會議選址至少應(yīng)顧及下列七個條件：
    (1)場地必須有空檔且可供使用。

    (2)場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。有人認為平均每一位與會者若能擁有1.5米2的空間，才算理想。

    (3)必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當家具。會議時間愈長，所使用的桌椅愈應(yīng)令與會者感到舒服。不過，卻不應(yīng)該令與會者舒服到無心開會的地步。

    (4)必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。

    (5)必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會者分心。

    (6)必須令主席及與會者大致方便。

    (7)成本必須低廉。

    以上七個條件之中，前四個可視為任何會議地點的必備條件，缺一不可，但后三個條件則往往因相互沖突而無法同時具備。例如為節(jié)省開支及令與會者大致方便，主席將會議地點定在與會者辦公室的附近。但是，由于會議地點太接近辦公室，就會在會議進行中常有電話或訪客的干擾。此外，與會者也常在會議進行中伺機進出會場。反過來說，倘若為了令與會者專心開會，主席遂將會議地點改在遠離與會者辦公的地方。但是會議地點遙遠，不但令與會者感到不便，而且也令會議成本因而提高。許多管理者對會議地點的選擇都有這樣的共同認為：一般性的會議或是為時較短的會議，原則上應(yīng)在與會者辦公室附近召開，但是特別重要的會議或是為時較長的會議，則應(yīng)選擇遠離與會者辦公室的地方召開。